Die Ablage von Dokumenten oder Dateien im Bereich Gemeinsame Dokumente erlaubt allen Nutzern, entsprechend der Rollenverteilung in den Geschäftsbereichen:
- Dateien aller Art in Ordnerstrukturen anderen Nutzern zur Verfügung zu stellen
- Dritte können Dateien ansehen und herunterladen – keine Löschfunktion
- Nur Datei-Inhaber können Daten wieder löschen
- Wenn neue Dokumente von Nutzern zur Verfügung gestellt werden, erhalten die anderen Nutzer eine E-Mail mit der Anzahl der neuen Dokumente. In der Übersicht wird das mit einem Kreis und der Anzahl der Dokumente dargestellt.
- Pro Ordner wird in Klammer – Beispiel (12/200) – mitgeteilt, wieviel Unterordner mit wieviel Dokumenten vorhanden sind.
Über das Plus werden Ordner erstellt – Ordner oder Dokumente hochgeladen.
Alle Nutzer können definierte Ordnerstrukturen nutzen oder eigene Ordner erstellen.
Über den Schalter „nur meine Dokumente“ werden nach Aktivierung nur die eigenen Dokumente angezeigt.